チームについて
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| TEDxShimaenU 2017は家族のように仲が良かった |
ライセンスが取得できれば、いよいよチーム作りだ。
どんなチームを設けて、どういうことをしているかについては各TEDxの運営団体によって違う。
ただし、スピーカーに関わるチームやスポンサーを担当するチーム、デザインチームなどはどこの運営チームにも共通してあるだろう。それ以外は必要なチームを見極めて編成すると良い。
TEDxShimaneU 2017では以下のようなチーム編成だった。
まず、少し名前的に役割が不透明なチームを説明しておく。
総合管理はオーガナイザーだった私をはじめ、二人の副代表（それぞれスピーカーチームとパートナーチームとリーダー）、チームマネージャーを軸に編成されており、他のチームに当てはまらないタスクを担当したり、チームビルディングのためのワークを計画した。
コンテンツチームはイベント当日の会場の内装や参加者を楽しませるコンテンツなどを企画した。ステージデザインチームはデザインチームの一つで、トークの撮影用のカメラの手配や照明、音響などの会場設備に関する分野を担当した。
また、これは最終的な形で、運営スタート時とは少し違う。運営をしながらコンテンツチームや翻訳チームのような必要なチームが創設されたり、２つのチームが合併したりと、軌道修正を加えながら形を変えてきた。
しかし、ここまでチームを細分化する必要はないかもしれない。チームの数が多くなれば、それだけマネージメントが大変になる。実際にTEDxShimaneU 2018では、デザインチームは一まとまりで、新しく運営メンバーのモチベーション管理を専門とするメンタルチームが発足し、全体的によりスマートになった。
どのようなチームが必要で、そのチームに誰を配置するかは運営にとって非常に重要になるので、しっかり考える必要がある。
人数について
TEDxShimaneUでは35名の運営メンバーがいて、何かしらのチームには振り分けられていた。学年も所属学部も色々で、外国人のメンバーも所属していた。
しかし、35名という人数は他のTEDxの運営（University event）と比べると、実は極めて多い。
他は、20人弱のところや少数精鋭の10名足らずで運営しているところもある。ただし、当たり前だが人数が少ないとそれだけ一人当たりの裁量は多くなる。
人数が運営チームによって異なる背景は様々で、スピーカーの数が少なく比較的小さめのイベントを計画しており人数を多く必要としていない場合や、高い能力とやる気のある人だけで運営をすべてこなしてしまうケースなどもある。
TEDxShimaneU 2017では「運営を通した学生の成長」をコンセプトにしていたので、できるだけ多くの学生に運営に携わって欲しいという思いから、積極的にメンバーの受け入れをしていた。人数が多い分、マネージメントは大変だったが、とても楽しく運営することができた。
かなり裁量は多くなるが、5名程度でも運営することはできる。しかし、次回以降も後輩たちに運営を引き継ぎコミュニティを残すということを考えるのであれば、20名は欲しいと思う。
会議について
続いて、会議について書いておく。
正直、会議こそ各運営チームによって頻度も内容も違う。なので、チームにとってベストな頻度や内容を選んで欲しい。
TEDxShimaneU 2017の会議について記すので、よければ参考にして欲しい。
TEDxShimaneU 2017では全メンバーを対象とした全体会議を二週に一度、そしてリーダー会議も全体会議と互い違いに隔週で、それぞれ2時間行っていた。
全体会議では各チームの二週間の進捗状況、これから二週間先の予定に加え、チームの課題や他チームへの要望などを発表したり、チームマネージャーのチームビルディングのワーク、さらにはTED動画を鑑賞していた。また、ファシリテーターや議事録係は毎回違う人に担当してもらっていた。これはメンバーにその経験を積んでもらうことと、会議の雰囲気を毎回変えることを目的としていた。
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| 実際に使っていたスライド。これ一枚で情報がすべてわかる。 |
そして、リーダー会議では各チームのリーダーが集まり、チームの状況について話して意見を出し合い、軌道修正することが目的だった。
また、この二つ以外にもチームごとに会議をしており、だいたいどのチームも週一回程度は集まっていた。
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| 全体会議の風景 |
会議において注意して欲しいことは３つある。
・無駄を省く（時間と内容）
・雰囲気を大切にする
・誰にでも見やすい議事録をとる
会議はいきなり完璧を目指すことは難しい。会議するたびに反省と改善を繰り返し、質が高く無駄の少ないスマートな会議を目指そう。
樋口の小言
【会議後のハイタッチ】
TEDxShimaneU 2017 では会議後に全員とハイタッチをするようにしていた。
これはオーガナイザーの私がプロ野球で試合終了後にハイタッチするようなイメージして発案したもの。しかし、これが普段話さないメンバー同士でもハイタッチを交わすということで案外ハマった。
TEDxShimaneUのアフターパーティーでも終わった後に参加者たちとハイタッチを交わし、すごく好きな習慣だった。
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