ヒグノブログ

     オーガナイザーの心得 私の思うオーガナイザーとしての心得を述べておきたい。しかし、これはオーガナイザーを経験した私の勝手な考えなので必ずしも正しいとは言えない。 オーガナイザーの仕事は極論、三つだけだと思う。 （１） 「タスク」だけでなく「人」のマネージメントをしっかりとする チームは人で成り立っている。メンバーが崩れれば、運営は回らなくなり、チームは確実に崩壊する。だからこそ、人のマネージメントは重要だと思う。 １年間も運営をしていれば、必ずメンバーの心の変化を見ることになる。それがポジティブなものならいいのだが、問題はネガティブな場合だ。「最近、彼は元気がないな」「最近、彼女を見かけないな」といったことを感じたら、それは黄色信号と思ったほうがいい。放置すればチームにも迷惑がかかるし、時には運営を抜けたいと言ってくることもある。そういった場合には必ず放置せず、こちらから気にかけてあげるべきだ。 また、私はたまにメンバー全員と one to one という時間を設けるようにしていた。 one to one は１対１の簡単な面談であり、運営の話から大学の話までラフに話す時間を設けていた。この面談は今思えば、信頼関係を作るには非常に良かった。 （２） 様々なパターンを考えておく 最初立てた計画通りにことが運ぶのはほぼないだろう。必ず予定から遅れが出てきたり、目標が達成されなかったりする。例えば、目標金額の 100 万円が集まらなかったらどうするか、メンバーが集まらなかったらどうするか、そういったことについてどう対処すべきかシミュレーションをしておくといい。 そうすることで決断が早くなる。 （３） すべての責任を取る これはとても重いが、オーガナイザーは誰よりも責任がある。 TED 側からライセンスを受けたのもオーガナイザーで、イベント実行の中心にいるのもオーガナイザーである。そんなイベントのためにパートナーは資金援助までしてくれる。そして、メンバーが運営に割いている時間、言い方を変えれば彼らの貴重な時間を搾取しているのもオーガナイザーであると私は思っていた。 TEDx イベントは本当に多くの人が関わっている。だから、適当な運営は許されないのだ。サー...

     パートナーチーム へのアドバイス TEDxの運営において、スピーカーチームと並んで大変なチームがパートナーチームだ。 また、TEDxShimaneUではイベントを資金的または物資的に支援して、共にイベントを創ってくれる企業や団体をパートナーと呼んでいる。パートナーチームのメンバーは実際に企業に出向き、イベント内容をプレゼンし、交渉してくる。こういった営業のような経験は大学生にとって有意義だろう。 とはいえ、想像以上に苦戦を強いられるのが資金集めである。わたしたちの場合は最初、アポを取ることさえできなかった。地元企業にメールで連絡を取ってもほとんどスルーされてしまい、メールの後に電話をかけても、「担当の者が席を外しています」と対応されてばかりだった。 社会人は忙しいだけに、大学生と話す時間がないのも十分理解できる。しかし、そうは言っても、資金が集まらないのではイベントが開催できない。イベント開催のためにもパートナーを見つける必要がある。 TEDxイベントのパートナー探し、または交渉におけるアドバイスは以下の通りである。 （１）大学の後援を取ろう 資金集めにおいて、最も重要なのは企業にとってTEDxの運営団体が信頼できるかという点だ。企業側も信頼できない団体に資金援助ができるはずもない。だからこそ、パートナー探しをする前に大学の後援や協賛を取ることをお勧めしたい。後援があると、大学公認ということで企業側の信頼度が大きく変わってくる。 （２）粘り強くアポイントメントを取ろう 先述したように社会人は本当に忙しい。だから、正面からぶつかっていっても取り合ってくれないことが多い。 TEDxShimaneUでも最初はそうだった。そこで、年に一度行われる地域企業・団体が200近く集まる交流イベントに参加し、積極的にブースを訪れて名刺交換とTEDの説明をした。そして、好感触だった方には、もらった名刺からすぐに連絡しアポイントメントを取っていた。実際に交渉まで漕ぎ着け、パートナーになってもらえた企業もあった。 最初は本当にうまくいかないだろう。しかし、諦めずに粘り強く交渉の機会を伺えば、必ずやってくる。 （３）交渉の精度を高めよう TEDxShimaneUでは交渉の時、企画書を持って行き、企業の方に向けて...

     スピーカーチームへのアドバイス TEDx イベントで特に重要になるのはスピーカーチームとパートナーチームだろう。この二つのチームに関して、少しアドバイスを書きたい。 まず、スピーカーチームである。チーム名は各運営によって異なるかもしれないが、簡単に言うと、名前の通りスピーカー担当のチームである。 おそらく、このチームはどの TEDx においても最初から最後まで大変だろう。スピーカー候補者選びからスピーカー選出、アポイントメント、トーク内容の決定など。思い出すだけで、そのタフさが蘇ってくる。しかし、スピーカーのトーク（アイデアの発信）は TEDx の目的であり、醍醐味なのは間違いなくスピーカーによるトークだ。そのチームを担当された方は誇りを持って欲しい。 トークは登壇者とスタッフの努力の結晶      スピーカー選びで考慮して欲しい点 スピーカー選びで考慮して欲しいことがある。それはスピーカーの方の忙しさや人間性などである。 TED や TEDx のトークはほとんどの場合、即興型ではない。というより、即興型で素晴らしいトークができるとはまったく思わない。 おそらく、ほとんどの TEDx では登壇者と担当スタッフが何度も話し合い、トーク内容を共に熟考していく。きちんと原稿を作り、何度も何度も練習してトークを完成させている。 TEDxShimaneU 2017 でも一人の登壇者に対し、２人以上の担当がついて一緒に原稿作りをしていた。要はスピーカー側の協力が必要不可欠なのだ。 だから、そこに協力的でなかったり、多忙ゆえ話し合いの時間が全く持てなかったり、私利私欲のために登壇したいなどの場合は、登壇者として適しているとは思わない。 TEDxShimaneU 2017では幸運なことに登壇いただいた方々全員が協力的でスタッフ一同とても助かった。それと同時に、本当にスピーカーの方の協力する姿勢が大事になると確信した。 また、登壇をお願いしておいて、こちらから登壇拒否をするのは互いにいい気持ちがしない。だから、正式に登壇をお願いする前に、まずは相手が運営側の意向を理解しているか、そして相手の人間性ややる気、スケジュールなどをしっかり確認しておく...

     チームについて TEDxShimaenU 2017は家族のように仲が良かった ライセンスが取得できれば、いよいよチーム作りだ。 どんなチームを設けて、どういうことをしているかについては各 TEDx の運営団体によって 違う。 ただし、スピーカーに関わるチームやスポンサーを担当するチーム、デザインチームなどはどこの運営チームにも共通してあるだろう。 それ以外は必要なチームを見極めて編成すると良い。 TEDxShimaneU 2017 では以下のようなチーム編成だった。 まず、少し名前的に役割が不透明なチームを説明しておく。 総合管理はオーガナイザーだった私をはじめ、二人の副代表（それぞれスピーカーチームとパートナーチームとリーダー）、チームマネージャーを軸に編成されており、他のチームに当てはまらないタスクを担当したり、チームビルディングのためのワークを計画した。 コンテンツチームはイベント当日の会場の内装や参加者を楽しませるコンテンツなどを企画した。ステージデザインチームはデザインチームの一つで、トークの撮影用のカメラの手配や照明、音響などの会場設備に関する分野を担当した。 また、これは最終的な形で、運営スタート時とは少し違う。運営をしながらコンテンツチームや翻訳チームのような必要なチームが創設されたり、２つのチームが合併したりと、軌道修正を加えながら形を変えてきた。 しかし、ここまでチームを細分化する必要はないかもしれない。チームの数が多くなれば、それだけマネージメントが大変になる。実際に TEDxShimaneU 2018 では、デザインチームは一まとまりで、新しく運営メンバーのモチベーション管理を専門とするメンタルチームが発足し、全体的によりスマートになった。 どのようなチームが必要で、そのチームに誰を配置するかは運営にとって非常に重要になるので、しっかり考える必要がある。      人数について TEDxShimaneUでは35名の運営メンバーがいて、何かしらのチームには振り分けられていた。学年も所属学部も色々で、外国人のメンバーも所属していた。 しかし、35名という人数は他...

     申請後から取得まで ライセンス申請後は TED 側から受理を知らせる自動返信がある。 それからしばらくすると TED 本部から連絡がくる。（私の場合は一週間後程度だった。） 一回の申請でいきなりライセンスが下りることはなく、メールでの追加質問や Skype での面接がある。私の場合 Skype 面接はなく、メールでスピーカーについてさらに詳しい説明を求められただけだった。ちなみにこのケースは稀なようで、自分でも面接なくライセンスが取得できたのは驚いた。また、 Skype の面接は受けていないが、他のオーガナイザーの方の話を聞くと、ライセンス申請で記入した内容について詳しく聞かれたり、ライセンス取得後にどうやって運営するか、ルールの確認などがあるそうだ。 ライセンス申請後から TED 本部とのやり取りを経て、取得までにはトータルでだいたい三週間から一ヶ月で、長くて二ヶ月ほどのようだ。ただし、夏休みやクリスマス休暇、年末年始などで遅れることもある。      ライセンス取得後 ライセンス取得後はオーガナイザーに TEDx Manual という運営やルールに関して書いている PDF ファイルが送られてくる。 TEDx のホームページ上にもイベントページが追加され、いよいよ正式に活動することができる。 また、 TEDx の ”x” は「独立して」という意味であるが、これはライセンス申請後の運営などに関してはルールの範囲内ですべて運営団体に任されるということを意味している。だから、登壇者選びも TED 側に許可を得る必要もなく、チームビルディングも自分たちで行うことができる。これは自由に運営できる一方で、イベントのクオリティーも自分たち次第である。 しかし、 TED 側は決して放置してくるわけではなく、ルールなどでわからないときにメールで質問すればすぐに返信をくれて、応援してくれる。だから、わからないことや不安なことはどんどん TED 側に相談しよう。 【第１章】TEDx運営手引き はじめに 【第２章】TEDx運営手引き ライセンス申請...